情熱セールストレーナー川島正好のブログ

営業研修・コミュニケーション教育に関わるトレーナーが毎週更新。元、人事部門の経験から採用・キャリア支援や人事評価などの話題も。

「資料作成がニガテ!」ドキュメント化の苦手意識を克服するとっておきの方法

ブログを書いてネットにアップすること。

最近の出来事・感想や気づいたことなどを、ブログに書いてネットにアップしてみてください。

 

私も以前はドキュメント化が苦手でした。「私は文章作成が苦手なんだ!(国語の成績も悪かったし)」と思い込んでいただけで、食わず嫌いだったのかもしれません。

 

過去の苦手意識を紐解いてみると

1.めんどくさい

2.答えがない

3.目線がわからない

だいたいこの3つでした。

 

「1.めんどくさい」は習慣になっていないから。「2.答えがない」は間違えたくないという、自意識過剰の裏返しでした。最初は2~3行のブログでもいいので、続けていくうちに少しずつ苦手意識が浄化されていくと思います。

 

そして「3.他社目線」の練習になります。

・誰かのために書く。

・利害関係者の目線を意識して書く。

・他人に役立つか?という視点でチェックする。

 

ドキュメントに苦手意識があるときは、「誰がどんな目的で読むのか」を考えずに書いていました。すると自己満足のドキュメントになり、何度も修正しなければならず、時間を浪費して、他の仕事にも影響する。という悪循環にはまっていました。

 

ブログを使って他社目線で書く練習をしていると、仕事でのドキュメント作成が本当に楽になりますので、ぜひ試していただければと思います。

 

ネットやクラウドのおかげで、いつでも記録や資料が残せるようになり、瞬時に検索できるようになりました。しかし、書いた本人しかわからない資料が山積みでも意味がありませんよね。

 

相手のために読みやすく、相手のためにわかりやすい資料がもっと増えれば、仕事がスムーズに進みます。チームの生産性も上がり、俗人化にも歯止めがかかります。

 

忘れないように残す。

忘れられるように残す。

誰かのために残す。

みんなのために残す。

 

ドキュメント化のメリットを引き出すには、ブログはとっておきの練習方法です。

 

f:id:es4794:20180220102608j:plain