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情熱キャリアアドバイザー川島正好のブログ

千葉で人材育成に関わるサラリーマンが毎日更新。進路講演・就活支援など学生に役立つ活動も熱量高めに展開中。

認証審査をスムーズに乗り切るための準備とコツ~法人担当者向け

個人に資格があるように

法人にも様々な資格(認証制度)がありまして。

審査を受けて通過すればマークが付与され

名刺やHPでPRできるのが一般的です。

 

しかしこの審査というのがなかなか曲者で

数年に一度なうえ審査に時間が掛かるのです。

今回の話はプライバシーマークの認証審査ですが

以前は丸一日5~6時間掛かってて

審査員の方から指摘(改善事項)を沢山もらって

ゲッソリしていました。

でも同じことをするならスムーズに終わるように

工夫をして臨んだら時間が半分で済んだ話。

 

本題)

審査を早く終えるには

質問に早く答える・資料をすぐ出せるようにする。

そして、深い呼吸で堂々と振る舞う。←これ結構重要

「川島さん、運用記録○○を見せてください」

「(即)こちらです」

「川島さん、第*条で運用した一覧表○○はありますか?」

「(即)紙では用意がありませんので、午後の提示でもよろしいですか?」

 

逆に

「記録○○ですか。ちょっと待ってください、、、えーと(パラパラ)」

「そうですね、、、資料はこちら、、、あ、やっぱりこちらかな」

「えー、、、と、どこだったかな、、、(ガサガサ)」

 

こうなると時間が掛かるうえ

審査員も人間なので「おいおい大丈夫ー?」となり

さらに追加で質問がでてさらに時間が延びてしまう。

 

ただ早く終わればいいというものではないが

審査がグダグダにならないようにするには

本番を想定した準備が大切。

 

本番で焦らないように。

探しやすく工夫して練習までしておくと、審査がとてもスムーズに進みます。

  • 当日の流れ事前にをできるだけ細部まで把握する
  • 目的別にファイルを分ける
  • インデックス貼付&ナンバリング

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  • 質問を想定して、実際に記録を提示するまでの流れを練習

 

もし更新審査などの対応に

毎回時間が掛かる方の参考になればと。