情熱キャリアアドバイザー川島正好のブログ

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飲み会の幹事は立候補がおススメな理由

飲み会の幹事って面倒なイメージありません?

 

もし幹事をやる機会があれば立候補がおススメです。そしてなるべく社外や異業種の方々が集まる幹事の方がいい。今回は成人の日うまれる上映会スタッフの慰労会(打上げ)幹事に立候補して、メチャメチャ勉強になったのでポイントをシェアします。 

 

おススメな理由①~顧客満足にアンテナが立つ

限られた予算と時間で参加者に満足してもらえるか。顧客満足への感度が良好になります。一方、参加者が社内の顔見知りであれば緊張感が無くなるし、参加者同士を組織目線で見てしまいがちです。

 

今回初体験だったのは「妊婦さんやママさん」を考慮する必要があったこと。事前にママさんから問合せをいただいて、参加検討がしやすいように分煙やベビーカー・荷物置き場なども事前にチェックできました。視点を変えると、飲み会に求めるものも全然違うんだなーと。

 

企画では、ただ飲んで自己紹介するだけではつまらないので、成人の日のダイジェストを5分程度のムービーにして上映しました。宴に華が添えられるし、シェアすれば欠席の人にも届けられる。動画作成は初体験でしたが自分で決めたことなので楽しく作れました。

 

誰のために何ができるかを考えるのは、飲み会の幹事でも仕事も同じことです。

プレゼンスキルを磨くには動画作成がいい - hataraku日記

 

おススメな理由②~人に伝える難しさを実感できる

上映会のスタッフは30人位いまして半分の方とは初対面でした。誰かを経由すれば連絡は取れますが、それぞれ違う仕事しておりレスは不確実な状況。連絡手段は面識のある方はFacebookで可能したが初対面の方にはSNS自体やっていない人もいました。

 

そこで事前に名刺カードで案内状を作り、上映会当日スタッフの方に手渡ししました。これを見て参加した人は未知数ですが、このカードが後で思わぬ効果を発揮します。

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人は話を聞いているようで聞いていないのだなと。私もそうですが興味関心が無いことは簡単にスルーします。「詳しくはFacebookでー」としても細部まで見てもらえない。相手が誰であれ基本見てないくらいに思った方がいい。

 

申込〆切2日前で参加予定者15名でしたが、前日にリマインドの連絡をしたら+5名。回答(〆切日)を忘れていたなど事情は様々でしたが、人に伝えるのは難しいなーと思いました。

 

おススメな理由③~失敗してもドンマイが出やすい

今回の失敗は、Facebookに出した案内ページの地図が間違っていました。Facebookでお店を設定すれば正確な場所を指してくれると思っていましたが、別のお店を指していたのです。※完全に確認不足

 

ほとんどの人はお店を知っていたので直接来てくれましたが、お一人だけ集合時間前に近くに来ていたものの、地図が違っていたためお店が見つけられず遅刻させてしまいました。

 

ここで役立ったのが上映会で手渡しした名刺カード。裏面に入れていたお店の地図を見て来店くださいました。

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例えば、どちらをフォローしたくなりますか?

  • Aさん)進んで幹事を引き受けた人がミス。
  • Bさん)やらされ感満載で幹事を引き受けた人がミス。

もちろん失敗はないに越した事はありませんが、人間誰でもミスはするし一人の力には限界があります。今回も「何か手伝うことある?」「何でも言ってね~」と声を掛けてくださり、とても励みになりました。

 

終わって増えって見ると、沢山の人に支えられて成功したことがよーくわかりました。私以外でもサプライズの企画を準備してくれたり、参加への声掛けを行ってくれたり。

 

そして経験値がメチャメチャ上がる。喜んでもらえます。「幹事お疲れさまー!」「楽しかったー」の言葉で、当日まで苦労は吹き飛んでしまいます。

 

たかが幹事、されど幹事。

みんなの役に立てて自分も成長できる。

 

新人研修のカリキュラムに、飲み会幹事を入れてみようかな。

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